SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

STRATEGI SISTEM
Langkah pertama dalam SDLC adalah mengembangkan strategi sistem yang memerlukan pemahaman mengenai kebutuhan bisnis strategis dari organisasi.Hal ini bisa diperoleh dari misi perusahaan, analisis tekanan kompetitif terhadap perusahaan, dan keadaan pasar saat ini.

INISIASI PROYEK
Inisiasi proyek adalah proses penilaian proposal sistem untuk melihat konsistennya dengan rencana sistem strategis dan dievaluasi kelayakannya dan biaya manfaatnya. Alternatif desain konseptual dipertimbangkan dan yang dipilih kemudian dimasukkan ke tahap konsturksi SDLC.

PENGEMBANGAN DI DALAM PERUSAHAAN
Seperti yang disebutkan sebelumnya, beberapa perusahaan memiliki kebutuhan informasi yang sangat unik, sehingga hanya bisa dipenuhi melalui pengembangan internal.

PARTISIPASI DALAM PEMGEMBANGAN SISTEM
Profesional sistem (system professional) adalah analis sistem, desainer sistem, dan pemrogram. Orang – orang ini adalah yang menbangun sistem.
engguna akhir (end user) adalah orang-orang yang akan menggunakan sistem yang dibangun. Ada banyak pengguna di berbagai tingkat di perusahaan. Termasuk manajer, staf operasional, akuntan, dan auditor internal.

STRATEGI SISTEM
Tujuan dari strategi sistem (system strategy) adalah untuk menghubungkan proyek sistem individual denagan tujuan strategi dari perusahaan. Strategi system secara serius akan membentuk komisi pengarah (steering committee) untuk memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap proyek sistem MENILAI KEBUTUHAN INFORMASI STRATEGIS
Dibanyak perusahaan, input-input utama dalam mengembangkan strategi sistem yang tepat mecakup kebutuhan bisnis strategis dari perusahaan., situasi sistem warisan, dan umpan balik dari pengguna.
KEBUTUHAN BISNIS STRATEGIS
Visi dan Misi
Pengembangan strategi bisnis memerlukan pemahamanmengenai visi manajemen atas, yang telah membentukstrategi bisinis organisasi. Banyak direktur utama (CEO) yang mengkomunikasikan visi strategisnya melalui pernyataan misi formal. Akan tetapi , dalam beberapa kasus, pandangan strategis dari manajemen atas tidak diartukulasikan atau dirumuskan secara tepat.

ANALISIS INDUSTRI DAN KOMPETENSI
Dua metodelogi perencanaan strategis yang digunakan untuk menangkap informasi mengenai faktor – faktor bisnis , yaitu analisis industri dan analisis kompetensi.
Analisis industri (industry analysis) memberikan analisis faktor – faktor penggerak yang mempengaruhi industri dan kinerja organisasi. Analisis ini menawarkan perspektif berbasis fakta mengenai tren yang penting dalam industri, risiko yang signifikan, dan potensi peluang yang mungkian berdampak atas kinerja bisnis.
Analisis kompetensi (competency analysis) memberikan gambaran yang lengkap mengenai efektivitas organisasi, seperti yang terlihat dalam empat filter strategis : sumber daya, infrastuktur, produk/jasa, dan pelanggan. Denagn menilai faktor – faktor ini, organisasi dapat mengembangkan pandangan yang akurat mengenai kekuatan, kelemahaan, dan kompetensi intinya. Analisis ini membantu pengembangan pilihan strategis , yang didasari atas pemahaman mengenai lingkungan masa depan dan kompetensi inti perusahaan.

MENGEMBANGKAN DESKRIPSI ARSITEKTUR
Arsitektur sistem adalah struktur komponen, keterkaitannya, serta prinsip dan petunjuk yang mengatur desain da evolusinya sepanjang waktu. Deskripsi arsitektur (architecture description) adalah deskripsi formal dari sistem informasi, yang diatur dengan cara tertentu, sehingga dapat mengidefinisikan komponen atau blok bangunan yang membentuk sistem informasi secara keseluruhan.

UMPAN BALIK PENGUNA
Penilaian umpan balik pengguna mencakup identifikasi area – area kebutuhan pengguna, persiapan proposal tertulis, evaluasi kelayakan proposal.
Tahap-tahap utama dari kegiatan ini adalah sebagai berikut :
1.Mengenali masalah
2.Mendifinisikan masalah
3.Menetapkan tujuan sistem
4.menentukan kelayakan proyek
5.Menyiapkan proposal proyek formal


Mengenali Masalah
Titik tepat masalah itu dapat dikenali menjadipenting. Ini sering kali merupakan fungsi filosofi dari pihak manajeman perusahaan. Filosofi manajemen yang reaktif menandai posisi yang ekstrem berlawanan dengan filosofi ini adalah manajemen proaktif.
Manajemen reaktif (reactive management) menanggapi masalah hanya ketika masalah tersebut mencapai status krisis dan tidak dapat lagi diabaikan. Pendekatan ini mencapai tekanan yang besar untuk memecahlkan masalah dengan ceat ketika masalah itu diketahui.
Manajemen proaktif (proactive management) tetap waspada terhadap tanda – tanda yang tidak terlihat dari masalah, dan secara agresif mencari – cari cara untuk memperbaiki sistem organisasi. Gaya manajemen ini sering kali mengenal gejala-gejala ditahap awal, karenanya mengimplementasikan solusi yang lebih baik.

Mengidentifikasikan Masalah
Manajer harus cukup belajar tentang masalah agar dapat mencapai solusi secara cerdas.Tiga tahap berikut dalam tahap perencanaan menentukan tujuan sistem, menentukan kelayakan proyek, dan menyiapkan sebuah proposal proyek formal mewakili usaha-usaha kerja sama manajer dan porfesional sistem.

Kelayakan Proyek Pendahuluan
Studi pendahuluan kelayakan proyek (project feasibility) dilakukan ditahap awal untuk menentukan apakah sebuah proyek baik untuk diteruskan atau tidak. Dengan menilai batasan – batasan pada sistem yang diusulkan, pihak manajemen dapat mengevaluasi kelayakan proyek.
Masing – masing aspek tersebut yaitu :
1.Kelayakan teknis (technical feasibility) berkaitan dengan apakah sistem tersebut dapat dikembangkan dengan teknologi yang ada saat ini atau apakah diperlukan teknologi baru.
2.Kelayakan ekonomi (economic feasibility) berkaitan dengan ketersediaan dana untuk menyelesaikan proyek.
3.Kelayakan hukum ( legal feasibility) mengidentifikasikan setiap konfilk antara proposal yang diusulkan dan kemapuan perusahaan untuk bebas dari tangung jawab hukumnya 1.Kelayakan operasional (operational feasibility) menujukkan tingkat kecocokan antara prosedur-prosedur perusahaan yang ada saat ini serta keahlian personel dan persyaratan operasional dari sistem yang baru.
2.Kelayakan jadwal (schedule feasibility) berkaitan dengan kemampuan perusahaan untuk mengimplementaskan proyek dalam keranngka waktu yang dapat diterima. Faktor – faktor kelayakan ini mempengaruhi ruang lingkup proyek, dan apakah itu akan dikembangkan di dalam perusahaan atau dibeli dari pemasok peranti lunak.


Menyiapkan Proposal Proyek Formal
Proposal proyek formal sistem (system project proposal) memberikan dasar bagi manajeman untuk memutuskan apakah akan meneruskan sebuah proyek atau tidak. Proposal formal memiliki dua tujuan. Pertama, proposal merangkum temuan penelitian sampai saat ini kedalam rekomendasi umum sebuah sistem baru atau modifikasi. Kedua,proposal menjelaskan hubungan anatara tujuan dari sistem yang diusulkan dan tujuan bisnis perusahaan


Mengembangkan Rencana Sistem Strategis
Mengumpulkan dan mendokumentasikan Input dari rencana bisnis dan umpan balik pengguna,para anggota komisi pengarah dan professional sistem mengevaluasi pro dan kontra dari masing-masing proposal, yang mencakup penilaian manfaat, biaya, dan implikasi strategisdari masing-masing proyek organisasi.


BALANCED SCORECARD ( BSC )
Sistem manajemen yang memungkinkan organisasi untuk mengklarifikasi visi dan strategi dan menerjemahkan kedalam tindakan. BSC menyediakan umpan balik untuk proses bisnis internal dan hasil eksternal untuk secara kontinyu memperbaiki kinerja strategis.
4 Perspektif Balancescorecard :
1.Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Perspektif ini mencakup pelatihan karyawan dan sikap budaya perusahaan terkait dengan individu. Sehingga dapat menghasilkan karyawan yang berkualitas dalam pekerjaannya dan memberikan manfaat besar dalam perusahaan.
2.Perspektif Proses Bisnis Internal
Dalam perspektif ini para manajer mencari cara mengetahui apakah bisnis mereka sesuai dengan permintaan pelanggan.
3.Perspektif Pelanggan
Dalam bisnis kita harus mengetahui realisasi kepuasan pelanggan. Disini kita harus mencari tahu indikator kenapa pelanggan tidak puas dengan kinerja kita.
1.Perspektif Keuangan
Segala yang terkait dengan bisnis pastinya mencakup profitabilitas atas penjualan. Kinerja keuangan dalam membuat keputusan jangka panjang bisa dilakukan dengan balancescorecard.

Mengumpulkan Fakta
Sumber Data yaitu entitas internal dan eksternal
Pengguna yaitu manajer dan operasional pengguna
Tempat Penyimpan Data yaitu basis data, akun, dokumen sumber
Proses dimana adanya kegiatan operasional yang digerakan oleh informasi
Arus Data yang digerakan oleh berbagai dokumen dan laporan diantara pengguna,sumber data,tempat penyimpanan data.
Pengendalian dalam prosedur manual maupun komputer.
Volume transaksi memahami tingkat pertumbuhan elemen penting dalam kapasitas sistem baru
Tingkat Kesalahan adanya sistem yang tidak sempurna
Biaya Sumber Daya sistem yang digunakan seperti waktu, tenaga kerja,foh,
Kemacetan dan Redundansi Operasi seperti kegiatan operasional yang berlebih

eknik Pengumpulan Fakta
Observasi berarti mengamati prosedur fisik dan menganalisis siapa, kapan, melakukan pekerjaan,bagaimana,mengapa mengerjakan, berapa lama dilakukan
Partisipasi Pekerjaan analisis menentukan dokumen yang digunakan dan waktu yang tersedia serta prosedurnya.
Wawancara personel yaitu fakta tentang sistem yang ada saat ini dan persepsi pengguna Peninjauan Dokumen Utama

Wawancara Personel merupakan sebuah metode untuk mendapatkan fakta tentang sistem yang ada saat ini dan persepsi penggunaan tentang hal-hal yang dibutuhkan oleh sistem baru .

Peninjauan Dokumen Utama. Dokumen preusan merupakn sumber lain dari falta tentang sistem yang sedang disurvei. Contohnya adalah :

Bagan Organisasi
Deskripsi Pekerjaan
Catatan Akuntansi
Daftar Akun
Pernyataan Kebijakan
Deskripsi Prosedur
Laporan Keuangan
Laboran Kinerja
Diagram Arus Sistem
Dokumen Sumber
Daftar Transaksi
Peramalan
Pernyataan Misi


LAPORAN ANALISIS SISTEM
Tujuan utama melakukan analsis system adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan penggunaan dan menentukan kebutuhan sitem baru .
Laporan analisis system tidak menspesifikasi desain sitem yang disusulkan secara terperinci. Misalnya, system ini tidak menspesifikasikan metode-metode pemrosesan, media penyimpanan , struktur record , dan perincian lainnya yang diperlukan untuk merancang system fisik.


KONSEPTUALITAS DESAIN ALTERNATIF
Tujuan dari tahap konseptualitas adalah untuk menghasilkan beberapa solusi konseptual alternative yang dapat memenuhi permintaan system yang diidentifikasi pada saat analis system.
EVALUASI DAN PEMILIHAN SISTEM
Tujuan prosedur evaluasi dan pemilihan formal adalah untuk menstruktur proses pengambilan keputusan dan karenanya mengurangi ketidakpastian dan resiko dari keputusan yang buruk.

MELAKUKAN STUDI KELAYAKAN YANG TERPERINCI
KELAYAKAN TEKNIS
Dalam mengevaluasi kelayakan teknis , teknologi yang sudah mapan dan dipahami , memiliki risiko yang lebih kecil dibandingkan dengan teknologi yang belum dikenal sama sekali.

KELAYAKAN HUKUM
Dalam system pemrosesan transaksi keuangan, legalitas sitem selalu menjadi masalah . namun demikian , legalitas juga merupakan isu bagi sitem non keuangan yang memproses data-data.

KELAYAKAN OPERASIONAL
system yang terlatih dengan baik , memiliki motivasi , dan berpengalaman merupakan masalah penting dalam mengevaluasi kelayakan operasional suatu desain .

KELAYAKAN JADWAL
Proses desain , penilian sitem berada dalam posisi yang lebih baik untuk mengukur kemungkinan bahwa system akan diselesaikan sesuai dengan jadwal.

KELAYAKAN EKONOMI
kelayakan ekonomi dibatasi menilai komitmen keuangan manajemen terhadap keseluruhan proyek .

MELAKUKAN ANALISIS BIAYA – MANFAAT
Ada tiga langkah yang harus ditempuh untuk menerapkan analisis biaya – manfaat : mengidentifikasikan biaya , mengidentifikasikan manfaat , dan membandingkan biaya dan manfaat .


MENGIDENTIFIKASIKAN BIAYA
Salah satu metode untuk menetukan biaya adalah membagikan dalam dua kategori : biaya waktu ( one-time cost ) dan biaya berulang ( Recurring cost ) .
Termasuk dalam biaya satu waktu adalah investasi awal untuk mengembangkan dan mengimplementasikan system . Biaya berulang adalah biaya-biaya operasi dan pemeliharaan yang terus terjadi selama masa hidup system.
Akuisisi Peranti Lunak
Biaya- biaya ini yang timbul dari semua peranti lunak yang dibeli untuk sistem yang diusulkan , termasuk peranti lunak sistem operasi ( jira tidak digabung dengan peranti keras )


Desain Sistem
Adalah biaya yang ditimbulkan oleh profesional sistem yang melakukan perencanaan , analisis , dan fungsi desain .

Pemograman dan Pengujian
Biaya pemograman didasar kan pada estimasi jam verja personel yang diperlukan untuk menulis program baru dan memodifikasi program yang suda hada untuk sistem yang disusulkan.

Konversi Data
Biaya ini terjadi dalam proses transfer data dari satu media penyimpanan kemedia lainnya.

Pelatihan
Biaya-biaya untuk ini adalah untuk memberikan pendidikan lepada para pengguna yang akan mengoperasikan sistem baru

Biaya Berulang
Pemeliharaan peranti keras . termasuk dalam biaya ini adalah biaya pemuktahiran komputer ( menambah memorinya ) , juga memelihara preventif dan perbaikan komputer serta perlengkapannnya .

Pemeliharaan Peranti Lunak
Termasuk dalam biaya ini adalah biaya pemuktahiran dan perbaikan sistem operasi, pembelian aplikasi , dan pengembangan aplikasi didalam preusan .

Asuransi
Termasuk dalam biaya ini adalah kerusakan resiko , seperti kebakaran kegagalan peranti lunak , vandalism, dan kerusakan oleh karyawan yang merasa tidak puas.

Perlengkapan
Termasuk dalam biaya ini adalah penggunaan rutin untuk item-item . seperti pita printer dan kertas , disket kerja , pita magnetis , dan perlengkapan kantor umum.

Personel
Termasuk dalam biaya ini adalah gaji individual yang merupakan bagian dari system informasi.


MENGIDENTIFIKASI MANFAAT
Manfaat dibagi dua:
1.Manfaat berwujud (tangible benefit), yaitu manfaat yang dapat diukur dan dinyatakan dalam istilah-istilah keuangan.
Manfaat berwujud mempunyai dua kategori yaitu:
a.Manfaat yang meningkatkan biaya
b.Manfaat yang mengurangi biaya
2.Manfaat tidak berwujud (intangible benefit), yaitu manfaat yang sulit untuk diukur karena seringkali bersifat sangat subyektif.
Misalnya:
meningkatnya kepuasan pelanggan
meningkatnya kepuasan karyawan
membaiknya pengambilan keputusan


MEMBANDINGKAN BIAYA DAN MANFAAT
Dua metode yang paling umum digunakan untuk mengevaluasi system informasi adalah:
1.Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value/NPV)
NPV = (nilai biaya-biaya sekarang) – (nilai sekarang dari manfaat masa hidup sistem)

2.Metode Pembayaran Kembali (payback method)
Merupakan variasi dari analisis titik impas, dimana titik impas dicapai ketika total biaya sama dengan total manfaat.

PERAN AKUNTAN DALAM PENGELOLAAN SDLC
Akuntan terlibat dalam pengembangan system dalam tiga cara:
1.Akuntan adalah pengguna
2.Akuntan berpartisipasi dalam pengembangan system sebagai anggota tim pengembangan
3.Akuntan terlibat dalam pengembangan system sebagai auditor

Peran Akuntan dalam strategi system adalah dapat mengurangi resiko terjadinya system yang tidak dibutuhkan/diinginkan, tidak efisien, dan tidak efeltif.
Kelayakan ekonomi yang diusulkan oleh Akuntan secara khusus harus memastikan beberapa hal:
1.Hanya biaya yang bisa dihindari yang digunakan dalam perhitungan manfaat penghematan biaya
2.Tingkat bunga yang masuk akal digunakan untuk mengukur nilai sekarang dari arus kas.
3.Biaya satu kali dan biaya berulang dilaporkan dengan lengkap dan akurat.
4.Umur ekonomis yang realistis dugunakan dalam membandingkan beberapa proyek.
5.Manfaat yang tidak berwujud diberikan nilai yang masuk akal.



KESIMPULAN

Di dalam mengikuti perkembangan jaman dan kebutuhan akan system informasi yang kita butuhkan disini kita diberitahu bahwa setiap data yang kita dapat adalah informasi yang sangat dibutuhkan oleh seluruh pengguna yang hasilnya dapat membuat para end user mengambil keputusan yang harus dilakukan dalam bisnis perusahaannya agar tetap melangsungkan usahanya.


dari : AMILIN, S.E., Ak., M.Si.